WHITE PAPER:
10 FRAGEN FÜR MEHR EFEKTIVITÄT VON TAGUNGEN UND VERANSTALTUNGEN

- Durch zielgerichtetes Denken lässt sich die Arbeit halbieren und die Effektivität verdoppeln

TAGUNGEN UND VERANSTALTUNGEN MIT DEM WOW-EFFEKT DURCH ZIELGERICHTETES DENKEN

Organisieren Sie regelmäßig Tagungen und Veranstaltungen? Mit diesen Tipps lassen sich die Arbeit halbieren und die Effektivität verdoppeln. Ganz einfach, indem man sich das Ziel der Veranstaltung deutlich vor Augen führt. Wenn man weiß, was der Auftraggeber mit seiner Veranstaltung erreichen will, werden die Suche nach dem passenden Veranstaltungsort und das Zusammenstellen eines perfekten Tagungsprogramms zum reinsten Kinderspiel.

ÜBERNEHMEN SIE DAS?

Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie sind Veranstaltungsplaner/in, Management-Assistent/in oder Büroleiter/in und erhalten den Auftrag, eine Tagung zu organisieren. Was das Ziel oder der Zweck der Veranstaltung ist, wissen Sie noch nicht. „Organisieren sie das schon mal“, wird Ihnen gesagt, „der genaue Inhalt folgt später“. Und jetzt sollen Sie anhand dieser äußerst spärlichen Informationen einen geeigneten Ort finden und ein Tagesprogramm zusammenstellen.


Für Sie als erfahrenes Organisationstalent ist das natürlich überhaupt kein Problem. Aber wie wäre es, wenn Sie sich die Arbeit erleichtern könnten? Wenn Sie mit weniger Aufwand bessere Veranstaltungen organisieren könnten? Veranstaltungen, die einen bleibenden Effekt haben und zu motivierteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern führen.

Das ist durchaus möglich, wenn man von Anfang an ein konkretes ZIEL vor Augen hat.


In diesem White Paper erfahren Sie:

  • Was es bringt, wenn man ein konkretes Ziel vor Augen hat
  • Welche Ziele es gibt (mit praktischem Handout)
  • Welche 10 Fragen Sie stellen können, um das Ziel zu konkretisieren (mit Fragebogen)
  • Wie man eine gute Basis für die zielgerichtete Organisation von Tagungen und Veranstaltungen schaffen kann

Wenn man das Ziel der Veranstaltung kennt, lassen sich die Arbeit halbieren und die Effektivität verdoppeln.

WARUM ZIELGERICHTETES DENKEN SO WICHTIG IST

Eine inspirierende Umgebung bringt in Menschen das Beste zum Vorschein. Die Ruhe einer ländlichen Umgebung oder die Energie der Stadt – wo können sich die Teilnehmer am besten auf das gewünschte Ziel konzentrieren? Wie gestaltet man ein Treffen, das die Teilnehmer auch wirklich weiterbringt? Wie motiviert man Menschen zur Zusammenarbeit, damit alte Verhaltensmuster durchbrochen werden, eine erfolgreichere Zukunft eingeleitet oder ein anderes Ziel erreicht werden kann? Indem man alles auf das gewünschte Ziel abstimmt.

Das funktioniert nur dann, wenn man von Anfang an weiß, was der Auftraggeber mit seiner Veranstaltung erreichen will. Was sollen die Teilnehmer lernen, erleben oder anders machen?

Als proaktiver Mensch sind Sie wahrscheinlich schnell geneigt, sich sofort an die Arbeit zu machen. Aber damit Sie mit der Planung so richtig durchstarten können, sollten Sie zuerst dafür sorgen, dass die wichtigsten Ziele feststehen, bevor Sie mit der Organisation beginnen.

5 GRÜNDE, WARUM MAN MIT EINEM KONKRETEN ZIEL BEGINNEN SOLLTE

Was ist das Ziel der Tagung, des Teambildungstages, Meetings oder Events? Wenn Sie und Ihr Auftraggeber darauf eine klare Antwort geben können, erleichtert es Ihnen nicht nur die Arbeit, sondern macht es auch viel mehr Spaß. Denn:


1. Die Wahl des geeigneten Veranstaltungsortes wird dann zum Kinderspiel

Sie wissen, was Sie suchen: Einen Veranstaltungsort, der alle Voraussetzungen erfüllt, um das Ziel zu erreichen. Dadurch scheiden viele Veranstaltungsorte von vornherein aus.


2. Sie können die Veranstaltungsorte ganz gezielt briefen

Sie wissen, was Sie erreichen möchten und können den Veranstaltungsort dadurch ganz gezielt briefen. Wenn Sie Ihre Wünsche deutlich formulieren und die richtigen Fragen stellen, finden Sie schnell heraus, ob ein Veranstaltungsort geeignet ist.


3. Überraschendes Programm mit dem Wow-Effekt

Durch die engere Zusammenarbeit mit dem Veranstaltungsort können Sie ein für Ihr Unternehmen und die betreffende Veranstaltung maßgeschneidertes Programm zusammenstellen. Dadurch können die gesteckten Ziele erreicht und der Effekt der Veranstaltung verstärkt werden.


4. Ein Angebot, das auf Ihre persönlichen Wünsche abgestimmt ist

Anstelle eines „allgemeinen Angebots“ erhalten Sie ein persönliches Angebot, das auf alle Ihre Wünsche abgestimmt ist. So wissen Sie genau, woran Sie sind – und Ihr Auftraggeber ebenfalls.


5. Traumergebnisse

  • Eine starke Veranstaltung, über die noch lange gesprochen wird
  • Ergebnisse, die sich sehen lassen können und die den Teilnehmern wirklich etwas bringen
  • Eine positive Beurteilung durch die Teilnehmer und große Begeisterung für zukünftige Tagungen
  • Große Anerkennung für Ihren Vorgesetzten oder Auftraggeber

Erleichtern Sie sich die Arbeit, indem Sie zuerst ein klares Ziel vor Augen haben und erst dann mit der Organisation der Veranstaltung beginnen.

UNTERSCHIEDLICHE ARTEN VON ZIELEN

Erneuerung, sich neues Wissen aneignen, Gedankenaustausch. Das sind nur einige der vielen verschiedenen Ziele, die Tagungen und Veranstaltungen haben können. Um das Hauptziel und die Nebenziele feststellen zu können, ist es hilfreich, die unterschiedlichen Ziele zu kennen. Einige Beispiele:

FEIERN

Erfolge feiern | Sich bei Kunden und Mitarbeitern bedanken | Belohnung für gute Leistungen | Gemeinsam Spaß haben

SICH VERÄNDERN

Verhaltensmuster durchbrechen | Neue Einsichten gewinnen | Verhalten ändern | Etwas erlernen oder sich abgewöhnen

ZUSAMMENARBEITEN

Teambildung | Als Team oder Abteilung zusammenarbeiten | Neue Zusammenarbeitsmodelle einführen | Die Kommunikation verbessern

BESTIMMEN

Strategien festlegen | Ziele bestimmen | Entscheidungen treffen | Projekte planen

GEDANKENAUSTAUSCH

Sich neue Ideen ausdenken | Möglichkeiten untersuchen | Kreieren | Lösungen finden | Produkte entwickeln

SICH MIT ANDEREN VERBINDEN

Einander besser kennenlernen | Kräfte bündeln | Voneinander lernen | Netzwerken

Um Ihnen dabei zu helfen, Hauptziele und Nebenziele von Geschäftsveranstaltungen einfacher unterscheiden und feststellen zu können, haben wir eine praktische Übersicht für Sie zusammengestellt. Darin finden Sie 14 Hauptziele und gut 40 Nebenziele.

HAUPTZIEL VERSUS NEBENZIEL

Neben einem oder mehreren Hauptzielen können auch unterschiedliche Nebenziele festgelegt werden. Dabei sollte das Folgende beachtet werden:


1. Weniger ist mehr

Möchten Sie im Rahmen Ihrer Veranstaltung die Teilnehmer schulen, sie zusammenbringen, eine Strategie feststellen und auch noch über Neuerungen informieren? Dann wünschen wir Ihnen viel Erfolg dabei! Wählen Sie immer nur ein oder höchstens zwei Hauptziele, um den Fokus nicht zu verlieren und für ein ausgewogenes Programm zu sorgen.


2. Das Nebenziel gibt die Richtung vor

Angenommen, Ihre Veranstaltung hat „Zusammenarbeiten“ als Ziel. Geht es um neue Mitarbeiter, die zu einem Team geformt werden sollen? Geht es um eine bestehende Abteilung, die besser zusammenarbeiten soll? Oder betrifft es eine Fusion und sollen alle Beteiligten die gleiche Richtung einschlagen? Das zugrunde liegende Ziel gibt die Richtung der zu treffenden Entscheidungen vor.

SO BESTIMMT MAN DAS ZIEL DER VERANSTALTUNG

Anhand der folgenden 10 Fragen lassen sich das Ziel und die gewünschten Ergebnisse der Tagung oder Veranstaltung einfach feststellen. Die Antworten auf diese Fragen dienen als Grundlage für das zu organisierende Event.


Aber beachte Sie: Sie legen das Ziel nicht im Alleingang fest! Entscheidend ist, dass Sie dies gemeinsam mit dem Management, Ihrem Auftraggeber und/oder anderen Stakeholdern tun. Indem Sie die Stakeholder aktiv in die Organisation der Geschäftsveranstaltung miteinbeziehen, schaffen Sie eine Basis für eine gute Zusammenarbeit.

STUFENPLAN:
SO BESTIMMT MAN DAS ZIEL DER VERANSTALTUNG


1. WARUM WIRD DIESE GESCHÄFTSVERANSTALTUNG ORGANISIERT?

Gibt es beispielsweise Probleme zu lösen, steht eine Veränderung bevor oder wurde ein neues Produkt entwickelt? Ist es eine jährlich wiederkehrende Veranstaltung, ein einmaliges Event oder sind es mehrere aufeinanderfolgende Tagungen? Der Anlass bestimmt den Rahmen der Veranstaltung.


2. WIE LAUTET DAS THEMA DER VERANSTALTUNG?

Wurde überhaupt ein Thema bestimmt? Das Thema könnte beispielsweise lauten: „Neue Strategien für Abteilung X“, „Das neue Y-Gesetz“ oder „Die Ergebnisse des Unternehmens Z“. Gibt es noch kein konkretes Thema? Überlegen Sie sich Stickwörter oder Themen, die zu der betreffenden Veranstaltung passen.


3. WAS SIND DIE GRUNDVORAUSSETZUNGEN

Welche Dinge stehen bereits fest? Z. B. Datum, Dauer, Kostenrahmen oder Teilnehmerzahl. Welche Wünsche gibt es bezüglich Erreichbarkeit, Entfernung/Fahrtzeit und Lage? Welche Programmpunkte stehen bereits fest bzw. welche

Komponenten sollte die Veranstaltung unbedingt enthalten?

4. WER IST DIE ZIELGRUPPE?

Wie würden Sie die Zielgruppe beschreiben? Wie sieht die demografische Zusammensetzung aus (Alter, Geschlecht, Ausbildung, Wohnort)? Handelt es sich um eine homogene Gruppe oder werden sehr unterschiedliche Teilnehmer erwartet? Was haben die Teilnehmer gemeinsam? Sind es beispielsweise: (neue) Kollegen, Kunden oder Fachleute? Kennen sich die Teilnehmer?


5. WIE IST DIE ALLGEMEINE EINSTELLUNG?

Wie ist die Zielgruppe der Veranstaltung oder dem Thema gegenüber eingestellt? Steht man der Veranstaltung oder dem Thema offen gegenüber oder eher kritisch? Sind die Teilnehmer schwer zu motivieren oder eher eifrig? Arbeiten sie für ein Unternehmen, in dem alle zufrieden sind oder für eines, in dem eine negative Stimmung herrscht. Auch beides ist natürlich möglich. Die Teilnehmer können beispielsweise das Unternehmen positiv beurteilen, der Schulung, an der sie teilnehmen müssen, aber ablehnend gegenüberstehen.


6. WORIN LIEGEN DIE SCHWIERIGKEITEN?

Worin liegen die Schwierigkeiten und was muss man berücksichtigen? Die Zielgruppe kann beispielsweise sehr unterschiedlich sein oder aus vielen ausländischen Teilnehmer bestehen, der Kostenrahmen kann (zu) klein bemessen oder das Programm zu voll sein. Auch die Mitarbeiter zu motivieren oder sich für Folgetagungen immer wieder etwas Neues einfallen zu lassen, kann eine große Herausforderung darstellen.


7. WAS SOLLEN DIE TEILNEHMER ERLEBEN?

Was sollen die Teilnehmer im Rahmen der Veranstaltung erleben oder fühlen? Sollen sie inspiriert werden oder etwas am eigenen Leib erfahren? Soll auf der Veranstaltung eine gesellige oder geschäftliche Atmosphäre herrschen? Sollen sich die Teilnehmer vor allem wohlfühlen oder auch mit sich selbst auseinandersetzen? Was sollen sie in praktischer Hinsicht tun oder erleben?


8. WAS HOFFEN SIE, DEN TEILNEHMERN VERMITTELN ZU KÖNNEN?

Was sollen die Teilnehmer nach der Veranstaltung können/wissen? Möchte Sie eine Botschaft oder Vision vermitteln, oder sollen Fachwissen und Fertigkeiten gestärkt werden? Können Sie das konkretisieren?


9. WELCHE TATEN MÜSSEN FOLGEN?

Wie sollen die Teilnehmer das Gehörte nach der Veranstaltung in die Tat umsetzen? Müssen sie bestimmte Maßnahmen ergreifen oder Dinge anders tun?


10. WAS IST DAS ZIEL DER VERANSTALTUNG?

Können Sie anhand der gegebenen Antworten das Ziel formulieren? Gibt es ein klares Ziel oder vielleicht mehrere? Können auch Nebenziele definiert werden? Und falls es mehrere Ziele geben sollte, können diese in einer einzigen Veranstaltung untergebracht werden?

Alle Beteiligten müssen sich darüber in Klaren sein, dass der Erfolg einer Veranstaltung in hohem Maße von der Frage abhängt: „Was möchten wir erreichen?“

WIE SCHAFFT MAN EINE GEMEINSAME BASIS INNERHALB DES UNTERNEHMENS?

1. Berufen Sie ein Kick-off-Meeting mit den Stakeholdern ein. Laden Sie dazu nicht nur das Management oder den Auftraggeber, sondern auch einige Teilnehmer ein. Sollte ein Gruppenmeeting nicht möglich sein, können Sie auch Einzelgespräche führen.

2. Planen Sie das Meeting oder die Gespräche gleich in der ersten Organisationsphase ein.

3. Besprechen Sie die Ziele und Themen der Veranstaltung. Bitten Sie alle Beteiligten, sich schon vorab interessante oder überraschende Programmpunkte und Arbeitsmethoden zu überlegen.

4. Seien Sie während des Meetings bzw. der Gespräche kritisch und stellen Sie viele Fragen. Was erwartet man sich von der Veranstaltung? Was möchte man am Ende des Tages erreicht haben? Gehen Sie mit Ihren Fragen in die Tiefe und haken Sie nach.

5. Konzentrieren Sie sich während des Gesprächs hauptsächlich auf die größeren Ziele und Erwartungen. Sie dienen als Ausgangspunkt für die Entscheidungen, die daraufhin getroffen werden. Damit vermeiden Sie, dass nur die praktischen Dinge besprochen werden, wie z. B. ob man lieber in den Wald oder an den Strand geht, wie der Business-Lunch im Vorjahr war oder welche tollen Teambuilding-Aktivitäten es gibt.

WARUM IST ES WICHTIG, KONKRETE ZIELE ZU FORMULIEREN?

Konkrete Ziele führen zu konkreten Ergebnissen. Wenn das Ziel von Anfang feststeht, kann man es auch deutlich an die Stakeholder und Teilnehmer kommunizieren. Wenn die Teilnehmer wissen, warum eine Veranstaltung stattfindet und was damit bezweckt wird, werden sie eine aktive, positive Haltung einnehmen.

WIR SIND IHNEN GERNE BEI DER ORGANISATION IHRER TAGUNG ODER VERANSTALTUNG BEHILFLICH

In den Bilderberg Hotels hilft man Ihnen gerne bei der Organisation einer unvergesslichen Tagung oder Veranstaltung mit dem Wow-Effekt! Möchten Sie sich gemeinsam Gedanken zu einem neuen Produkt machen? Lassen Sie die Teilnehmer eine lebensgroße Mind-Map auf Riesen-Whiteboards erstellen. Hat Ihre Tagung „Nachhaltigkeit“ zum Thema? Unter freiem Himmel kommt man auf die besten Ideen. Und lassen Sie die gemeinsamen Mahlzeiten zum Erlebnis werden! Das gemeinsame Essen bringt neue Energie, entspannt, inspiriert und verbindet.

Wir sehen uns nicht nur als Dienstleister, sondern auch als Partner. Gemeinsam kommt man auf die besten Ideen und ist nichts unmöglich. Wir sind Ihnen gerne bei der Organisation Ihrer unvergesslichen Tagung oder Veranstaltung behilflich.

Die Bilderberg Hotels freuen sich auf Ihren Besuch!