WHITEPAPER:
10 SLIMME VRAGEN VOOR EVENTS MET IMPACT

- Verdubbel jouw impact en halveer het werk door doelgericht te denken

MEETINGS MET DE WOW-FACTOR CREËER JE DOOR DOELGERICHT TE DENKEN

Organiseer je regelmatig meetings en events? Met deze tips verdubbel je de impact en halveer je het werk. Simpelweg door inzicht te krijgen in het doel van de meeting. Als je weet wat de opdrachtgever met de bijeenkomst wil bereiken, is het vinden van een geweldige locatie en het samenstellen van een sterk programma een fluitje van een cent.

REGEL JIJ HET?

Herken je dit? Als event organisator, management assistent of office manager krijg je de opdracht een meeting te organiseren. Wat het doel of de gewenste uitkomst van de bijeenkomst is weet je nog niet. ‘Regel het alvast maar’ wordt er gezegd, ‘de inhoud komt later wel’. Aan jou de taak om op basis van deze - zeer summiere - informatie een geschikte locatie te vinden en een dagprogramma op te stellen.


Als ervaren organisatietalent draai jij je hand daar niet voor om. Maar stel nou dat je het jezelf makkelijker kunt maken? Stel nou dat je met minder werk betere events kunt organiseren? Events die een blijvende impact en gemotiveerde deelnemers opleveren?

Dat kan door vanaf het begin het DOEL centraal te zetten.


In deze whitepaper ontdek je:

  • Wat het je oplevert om bij het doel te beginnen
  • Welke doelen er zijn (met handige handout)
  • Welke 10 vragen je kan stellen om het doel helder te krijgen (met invulsheet)
  • Hoe je draagvlak creëert om vanuit het doel te organiseren

Door goed te weten wat het doel van de meeting is, halveer je het werk en verdubbel je de impact.

WAAROM DENKEN VANUIT HET DOEL BELANGRIJK IS

Een inspirerende omgeving haalt het beste in mensen naar boven. De rust van de Veluwe, de energie van de stad: waar vinden de deelnemers de focus die ze nodig hebben? Hoe geef je een ontmoeting vorm die de deelnemers daadwerkelijk verder brengt? Hoe geef je mensen de inspiratie om samen te werken, om patronen te doorbreken, een sterke toekomst te ontwikkelen of een ander doel te bereiken? Door alles op het doel af te stemmen.


Dat kan alleen als je vanaf het begin weet wat de opdrachtgever met de bijeenkomst wil bereiken. Wat moeten deelnemers leren, ervaren of anders gaan doen?

Als pro-actief type ben je waarschijnlijk vaak geneigd om meteen aan de slag te gaan. Maar wil je jezelf écht een vliegende start geven? Zorg dan dat je éérst de belangrijkste doelen helder hebt en sla dáárna pas aan het organiseren.

5 REDENEN OM BIJ HET DOEL TE BEGINNEN

Wat is het doel van deze vergadering, teamdag, meeting of event? Als jij en je opdrachtgever daar een duidelijk antwoord op hebben, wordt jouw werk niet alleen makkelijker, maar ook leuker. Want:


1. Een geschikte locatie selecteren wordt een makkie

Je weet wat je zoekt: een locatie die volledig op het doel van de meeting aansluit. Hierdoor vallen veel locaties af.


2. Je kunt de locaties heel gericht briefen

Je weet wat je wilt bereiken, dus kun je de locatie heel gericht briefen. Door jouw wensen helder te formuleren en de juiste vragen te stellen, kom je er snel achter of de locatie geschikt is of niet.


3. Verrassend programma mét wow-effect

Door beter met de locatie samen te werken, kun je een programma opstellen dat helemaal op maat - voor jouw organisatie en voor deze bijeenkomst – wordt gemaakt. Daardoor worden doelen bereikt en is de impact van de bijeenkomst vele malen groter.


4. Een offerte die aansluit op je wensen

In plaats van een ‘algemene prijsopgave’ ontvang je een offerte die volledig op je wensen aansluit. Je weet precies waar je aan toe bent en je opdrachtgever dus ook.


5. Resultaten om van te dromen

  • Een krachtig event waar nog lang over wordt nagepraat
  • Uitkomsten die ertoe doen en waarmee de deelnemers daadwerkelijk aan de slag kunnen
  • Hoge waardering van de deelnemers en enthousiasme over toekomstige meetings
  • Erkenning van je leidinggevende of opdrachtgever

Je geeft jezelf een vliegende start door eerst het doel helder te hebben en daarna pas aan het organiseren te slaan.

SOORTEN DOELEN

Vernieuwen. Kennis opdoen. Brainstormen: het is slechts een kleine greep uit de vele doelen die meetings en events kunnen hebben. Om hoofddoel en subdoelen te kunnen vaststellen, is het handig om te weten welke doelen er zoal zijn. Een aantal voorbeelden:

VIEREN

Vieren van successen | Bedanken van klanten of medewerkers | Belonen voor prestaties | Plezier maken met elkaar

VERANDEREN

Patronen doorbreken | Inzicht geven | Gedrag veranderen | Aanleren of afleren


SAMENWERKEN

Teambuilden | Samenwerken als team of disciplines | Cocreation opstarten | Communicatie verbeteren

BEPALEN

Strategie uitstippelen | Doelen bepalen | Keuzes maken | Project opstarten


BRAINSTORMEN

Nieuwe ideeën bedenken | Mogelijkheden onderzoeken | Creëren | Oplossingen vinden | Product ontwikkelen

VERBINDEN

Elkaar leren kennen | Krachten bundelen | Van elkaar leren | Netwerken


Om je te helpen hoofddoelen en subdoelen van zakelijke bijeenkomsten te onderscheiden en vast te stellen, hebben we een handig schema voor je gemaakt. Hierin vind je 14 hoofddoelen en ruim 40 subdoelen.

DOEL VERSUS SUBDOEL

Naast één of meerdere hoofddoelen, kunnen bij iedere meeting ook diverse subdoelen worden bepaald. Houd daarbij het volgende in het oog:


1. Less is more

Wil je bij jouw event én mensen trainen, én samenbrengen, én een strategie laten bepalen en ook nog informeren over veranderingen? Succes. Kies voor één of maximaal twee heldere hoofddoelen voor de juiste focus en balans.


2. Het subdoel bepaalt de richting

Neem bijvoorbeeld een evenement met als doel ‘samenwerken’. Gaat het om mensen die nieuw in dienst zijn en die tot een team gekneed moeten worden? Gaat het om een bestaande afdeling waar pijnpunten weggewerkt moeten worden? Of is er sprake van een fusie en moeten alle neuzen dezelfde kant op? Het achterliggende doel bepaalt de richting van de keuzes die je maakt.

ZO KRIJG JE HET DOEL VAN DE MEETING HELDER

Aan de hand van de volgende 10 slimme vragen stel je eenvoudig het doel en de gewenste uitkomst(en) van de meeting vast. De antwoorden op deze vragen vormen het startpunt van het te organiseren event.


Maar let op: het doel boven tafel krijgen doe je niet alleen. Het is belangrijk om dit samen met het management, je opdrachtgever en/of andere stakeholders te doen. Door de stakeholders actief mee te laten denken en bij het ontwerpproces van de zakelijke bijeenkomst te betrekken, creëer je draagvlak en co-creation.

STAPPENPLAN:
ZO KRIJG JE HET DOEL VAN DE MEETING HELDER


1. WAAROM WORDT DEZE ZAKELIJKE BIJEENKOMST GEORGANISEERD?

Is er bijvoorbeeld een vraagstuk dat opgelost moet worden, komt er een koerswijziging aan of is er een nieuw product ontwikkeld? Is het een jaarlijks terugkerend evenement, is het eenmalig of gaat het om een reeks? De aanleiding zegt veel over de context waarin de bijeenkomst valt.


2. WAT IS HET ONDERWERP?

Is er een onderwerp bepaald? Een onderwerp kan bijvoorbeeld zijn: 'Strategie voor divisie X', 'De vernieuwde wetgeving op gebied Y' of 'Resultaten van organisatie Z´. Is er nog geen duidelijk onderwerp? Bedenk dan of er bepaalde steekwoorden zijn, of een thema, die bij de bijeenkomst passen.


3. WAT ZIJN DE RANDVOORWAARDEN?

Welke zaken liggen al vast? Zoals: datum, duur van de bijeenkomst, budget of aantal deelnemers. Wat zijn de wensen m.b.t. bereikbaarheid, maximale reistijd en ligging? Welke programmaonderdelen liggen al vast of welke elementen moet de bijeenkomst in ieder geval hebben?


4. WIE IS DE DOELGROEP?

Hoe zou je de doelgroep omschrijven? Wat is de demografische samenstelling, zoals leeftijd, sekse, opleiding en woonplaats? Is het een homogene groep, of zeer divers? Wat is de verbindende factor? Zijn het bijvoorbeeld: (nieuwe) collega’s, klanten, of vakspecialisten? Kent de doelgroep elkaar?


5. WAT IS DE HOUDING?

Hoe staat de doelgroep tegenover de bijeenkomst of het onderwerp? Hebben de deelnemers naar verwachting een open houding of zijn ze kritisch? Zijn ze niet in beweging te krijgen of zijn ze eager? Komen ze uit een organisatie waar het goed gaat of waar negativiteit heerst? Dit kan ook een mix zijn. Ze staan bijvoorbeeld heel positief tegenover de organisatie, maar zien de training die ze gaan volgen als een verplicht nummer.


6. WAT ZIJN DE UITDAGINGEN?

Wat zijn de uitdagingen waar je rekening mee moet houden? De doelgroep kan bijvoorbeeld heel divers in samenstelling zijn of er zijn veel internationale deelnemers, er is maar een beperkt budget, er ligt een heel vol programma. Maar het kan ook een uitdaging zijn om medewerkers in beweging te krijgen of om weer iets nieuws binnen een terugkerende bijeenkomst te bedenken.


7. WELKE ERVARING WIL JE BIEDEN?

Wat wil je dat de deelnemers tijdens de bijeenkomst ervaren of voelen? Wil je dat ze geïnspireerd worden of zelf iets aan den lijve ondervinden? Moet de dag gezellig of zakelijk zijn, de sfeer vertrouwd of confronterend? Wat wil je dat ze op praktisch niveau doen of beleven?


8. WAT WIL JE MEEGEVEN?

Wat wil je dat de deelnemers aan het eind van de bijeenkomst vinden of weten? Wil je een boodschap of een visie overbrengen of juist kennis of vaardigheden? Kun je dit concreet omschrijven?


9. WELKE ACTIE MOET ER VOLGEN?

Wat wil je dat deelnemers na afloop van de bijeenkomst vertellen of gaan doen? Moeten ze na de bijeenkomst een bepaalde actie ondernemen of dingen anders gaan doen?


10. WAT IS HET DOEL VAN DE BIJEENKOMST?

Kun je op basis van bovenstaande uitkomsten het doel omschrijven? Is er een duidelijk doel of zijn er meerdere? Zijn er subdoelen te definiëren? En als er meerdere doelen zijn: zijn deze in één event samen te brengen?

Om je te helpen bij het invullen van deze vragen hebben we een invulsheet opgesteld. Handig bij brainstormsessies!

Alle betrokkenen moeten ervan doordrongen zijn: een succesvolle meeting valt of staat met de vraag: 'Wat wil je bereiken?'.

HOE CREËER JE DRAAGVLAK BINNEN JE ORGANISATIE?

1. Plan een kick off-sessie met de stakeholders. Nodig naast management of opdrachtgever ook enkele deelnemers uit. Indien een groepssessie niet haalbaar is, houd dan één-op-één gesprekken.


2. Plan de sessie of gesprekken helemaal aan het begin van het organisatietraject.


3. Brainstorm in de sessie over doelen en thema’s. Vraag de stakeholders vooraf na te denken over interessante en verrassende programmaonderdelen en werkvormen.


4. Tijdens de sessie: wees kritisch en stel veel vragen. Wat verwachten ze van de bijeenkomst? Wat willen ze aan het eind van de dag bereikt hebben? Ga de diepte in en vraag door.


5. Houd in de sessie de focus met name op de grotere doelen en verwachtingen. Dat is het uitgangspunt waarop vervolgens keuzes gemaakt kunnen worden. Hiermee voorkom je dat de discussie te praktisch wordt en over bos versus strand gaat, of over de ervaring met het lunchbuffet van vorig jaar of over leuke teamactiviteiten.

WAAROM IS HET BELANRIJK OM CONCRETE DOELEN TE FORMULEREN?

Concrete doelen leveren concrete resultaten op. Als het doel vooraf helder is, kun je dat in de communicatie naar de stakeholders en de deelnemers gebruiken. Als deelnemers weten waarom de meeting plaatsvindt en wat het gewenste resultaat is, zal dat een actieve en positieve houding tot gevolg hebben.

WIJ ZIJN GRAAG DE REGISSEUR VAN JOUW BETEKENISVOLLE BIJEENKOMST

Bij Bilderberg helpen we je graag die onvergetelijke meeting mét wow-factor te organiseren. Brainstormen over een nieuw product? Laat de deelnemers een levensgrote mindmap op mega whiteboards maken. Vergaderen over duurzaamheid? In de openlucht kom je op de beste ideeën. En maak iets bijzonders van het samen eten. Samen eten geeft energie, ontspant, inspireert en verbindt.

Bij Bilderberg zien we onszelf als je partner en niet als je leverancier. Sámen kom je op de beste ideeën en niks is onmogelijk. Wij zijn graag de regisseur van jouw betekenisvolle bijeenkomst.


Graag tot ziens bij Bilderberg!